Cara menyusun rekod pekerja dan tarikh tamat dokumen

Masalah dokumen pekerja jarang bermula daripada satu keputusan besar. Ia bermula daripada jurang kecil: salinan pasport dalam satu peti mel, keputusan perubatan di desktop seorang kerani, tarikh permit dalam hamparan yang tidak dibuka sejak pusingan pembaharuan lepas.

Tiada satu pun jurang ini kelihatan serius bersendirian. Apabila digabungkan, ia bermakna apabila pelanggan, juruaudit atau pengurus anda bertanya "adakah pekerja ini teratur?", jawapan jujurnya ialah "biar saya semak dahulu". Artikel ini menerangkan rutin yang menutup jurang tersebut. Ia boleh dijalankan dengan hamparan dan folder kongsi, dan lebih baik dengan sistem yang dibina untuknya. Jika rekod anda masih dalam Excel, mulakan dengan cara membersihkan hamparan pekerja sebelum import atau baca bila hamparan tidak lagi mencukupi.

Mulakan dengan satu rekod bagi setiap pekerja

Setiap pekerja memerlukan satu tempat untuk fakta mereka. Bukan satu folder bagi setiap jenis dokumen, dan bukan satu rangkaian mesej bagi setiap pelanggan majikan. Satu rekod, dijumpai melalui nama pekerja, yang memuatkan:

• fakta identiti dan perjalanan, seperti nombor pasport, tempoh sah laku dan siapa yang memegang pasport
• kebenaran bekerja, seperti permit dan tarikh tamat tempohnya
• keputusan dan tarikh pemeriksaan perubatan
• fakta pekerjaan: pelanggan majikan, tarikh mula dan status semasa
• dokumen yang menyokong setiap fakta tersebut

Ujiannya mudah. Rakan sekerja yang tidak pernah mengendalikan pekerja ini perlu dapat membuka rekod dan menjawab "apa yang kita ada, dan apa yang belum ada?" tanpa bertanya kepada sesiapa.

Rekodkan tarikhnya, bukan dokumen sahaja

Permit yang diimbas tidak memberitahu anda bila ia tamat tempoh. Seseorang perlu membukanya, membacanya dan mengingatinya. Langkah itulah yang gagal pada bulan yang sibuk.

Simpan setiap tarikh tamat sebagai tarikh dalam medan tersendiri, bersebelahan dokumen asalnya. Dengan itu tarikh boleh disusun, ditapis dan dikira, manakala dokumen kekal sebagai bukti di sebaliknya.

Tarikh yang wajar dijejak berbeza mengikut negara, jenis pas dan majikan, jadi ikuti peraturan yang terpakai kepada pekerja anda. Senarai semak pembaharuan permit kerja Singapura ialah satu contoh yang diperincikan. Kebanyakan agensi akhirnya menjejak sekurang-kurangnya perkara berikut:

• tempoh sah laku pasport
• tarikh tamat permit atau pas kerja
• tarikh dan keputusan pemeriksaan perubatan
• insurans dan perlindungan lain yang mesti kekal berkuat kuasa

Letakkan seorang manusia antara "dimuat naik" dan "dikira"

Fail dalam folder tidak sama dengan dokumen yang teratur. Seseorang perlu melihat setiap muat naik dan mengesahkan empat perkara:

1. Ia pekerja yang betul.
2. Ia jenis dokumen yang betul.
3. Ia jelas dibaca dan lengkap.
4. Tarikh padanya sepadan dengan tarikh dalam rekod.

Selagi semakan itu belum dibuat, anggap dokumen sebagai menunggu, bukan sebagai bukti. Jika ia gagal semakan, rekodkan sebabnya supaya orang seterusnya tidak memuat naik fail yang sama lagi.

Satu ruang kerja, setiap pelanggan majikan.

Pilih pelanggan majikan dan setiap paparan mengikutnya, daripada Barisan Kerja hingga Laporan.

Tempah DemoLihat penyelesaian

Bekerja daripada senarai, bukan daripada ingatan

Apabila tarikh menjadi data, anda boleh bertanya soalan yang berguna: apa yang perlu diberi perhatian, dan sebelum bila? Tetapkan berapa hari lebih awal setiap kategori patut memberi amaran. Pasport mungkin memberi amaran lebih awal daripada keputusan perubatan, kerana pembaharuannya mengambil masa lebih lama.

Kemudian bekerja daripada satu senarai, disusun mengikut tarikh, dengan setiap item menunjukkan sebabnya: tamat tempoh yang hampir, dokumen menunggu semakan, atau keperluan yang belum ada bukti. Beberapa tabiat memastikan senarai itu boleh dipercayai:

• Beri setiap item seorang pemilik.
• Selesaikan item dengan membetulkan puncanya: muat naik dokumen baharu atau kemas kini rekod, bukan dengan menanda kotak.
• Semak senarai pada waktu yang sama setiap minggu.

Simpan sejarah apabila sesuatu berubah

Pembaharuan adalah perkara biasa. Yang menimbulkan masalah kemudian ialah fail yang ditimpa. Apabila permit diperbaharui, simpan dokumen lama dan tambah yang baharu sebagai versi terkini, bersama tarikh ia ditambah dan siapa yang menambahnya.

Sejarah itu menjawab soalan yang timbul beberapa bulan kemudian: apa yang kita pegang pada tarikh itu, dan bila dokumen baharu tiba?

Di mana Worker Vault sesuai

Worker Vault dibina berasaskan rutin ini. Setiap pekerja mempunyai satu rekod dengan fakta pasport, permit kerja dan pemeriksaan perubatan. Dokumen yang dimuat naik menunggu dalam senarai Perlu disemak sehingga seseorang meluluskannya, dan pembetulan mengekalkan sejarah versi.

Item yang memerlukan perhatian muncul dalam Barisan Kerja, masing-masing dengan sebabnya, seperti amaran tamat tempoh atau dokumen menunggu semakan. Laporan Ramalan tamat tempoh melihat ke hadapan sehingga 12 bulan, jadi pembaharuan boleh dirancang dan bukan ditemui kemudian. Tempoh amaran ditetapkan bagi setiap kategori pematuhan dalam tetapan ruang kerja anda.

Worker Vault menilai bukti yang anda rekodkan berdasarkan peraturan yang dikonfigurasi untuk ruang kerja anda, jadi senarai yang dikerjakan pasukan anda mencerminkan rekod anda sendiri.

Senarai semak mingguan

• Setiap pekerja baharu mempunyai satu rekod, dengan dokumen dilampirkan dan fail pengambilan pekerja diserahkan semasa pelaksanaan.
• Setiap tarikh tamat ialah tarikh dalam medan, bukan sekadar baris pada imbasan.
• Setiap dokumen yang dimuat naik telah disemak oleh seseorang.
• Senarai minggu ini mempunyai pemilik bagi setiap item.
• Dokumen yang diperbaharui ditambah sebagai versi baharu, bukan diganti.

Jika anda ingin melihat bagaimana ini kelihatan untuk agensi anda sendiri, tempah demo dan kami akan menunjukkannya bersama aliran kerja anda.

Jika sesuatu istilah dalam aliran kerja ini memerlukan maksud ringkas, rujuk glosari pengambilan pekerja dan rekod pekerja.