Hamparan atau sistem? Bila Excel tidak lagi mencukupi untuk rekod pekerja asing

Kebanyakan agensi pengambilan pekerja bermula dengan hamparan, dan itu permulaan yang wajar. Ia tidak berkos, semua orang tahu menggunakannya dan ia boleh memuatkan beberapa puluh pekerja tanpa masalah. Soalannya bukan sama ada hamparan itu buruk. Soalannya ialah bila ia tidak lagi mencukupi.

Apa yang dilakukan hamparan dengan baik

Berlaku adil kepada alat ini. Hamparan baik untuk:

• memuatkan baris fakta yang boleh dibaca sekilas pandang
• menyusun dan menapis mengikut tarikh atau pelanggan majikan
• diubah dengan cepat oleh orang yang tahu susun aturnya

Bagi senarai pekerja yang kecil dan diurus oleh seorang yang teliti, itu selalunya mencukupi. Berpindah ke sistem terlalu awal menambah kerja tanpa banyak faedah.

Tanda Excel tidak lagi mencukupi

Titik pecah jarang disebabkan saiz semata-mata. Ia gabungan orang, pelanggan dan dokumen. Perhatikan tanda berikut:

1. Lebih daripada seorang menyunting fail. Dua salinan muncul, atau perubahan seorang menimpa perubahan orang lain. Tiada siapa pasti fail mana yang terkini.
2. Ada satu buku kerja bagi setiap pelanggan majikan. Pekerja yang berpindah antara pelanggan wujud di dua tempat, dan angka tidak lagi sepadan.
3. Dokumen disimpan di tempat lain. Helaian menyatakan permit ada di fail, tetapi imbasannya berada dalam folder kongsi, rangkaian e-mel atau telefon. Mencarinya mengambil sepuluh minit.
4. Tarikh disemak dengan mata. Seseorang mengimbas lajur itu setiap minggu. Apabila orang itu bercuti, tiada siapa yang melakukannya.
5. Tiada siapa tahu siapa yang terakhir mengubah sesuatu sel. Pembetulan dan kesilapan kelihatan sama.
6. Pelanggan meminta status dan ia mengambil sehari. Menyediakan jawapan bermakna menapis, menyalin dan menyemak dengan fail lain. Laporan status bulanan bagi setiap pelanggan majikan yang dibina daripada rekod menjawab kebanyakan soalan itu lebih awal.

Satu tanda adalah perkara biasa. Tiga atau lebih bermakna hamparan itu kini bahagian paling perlahan dalam operasi anda.

Apa yang perlu ditambah oleh sistem

Berpindah ke perisian hanya berbaloi jika alat baharu melakukan perkara yang tidak mampu dilakukan hamparan. Semak perkara berikut:

• Satu rekod bagi setiap pekerja, dengan dokumen dilampirkan pada fakta yang disokongnya.
• Tarikh sebagai data, dengan amaran yang sampai ke senarai sebelum tarikh akhir.
• Langkah semakan, supaya muat naik tidak dianggap bukti sehingga seseorang melihatnya.
• Sebab, supaya setiap item pada senarai menyatakan mengapa ia ada dan di mana untuk membetulkannya.
• Sejarah, supaya pembetulan atau dokumen yang diperbaharui mengekalkan versi terdahulu.
• Akses berskop, supaya kerani melihat pelanggan majikan yang ditetapkan dan kontak pelanggan hanya melihat pekerjanya sendiri.
• Eksport, supaya anda masih boleh menghasilkan fail Excel apabila diminta.

Jika alat tidak dapat menunjukkan mengapa sesuatu item perlu perhatian, ia hanya memindahkan tekaan ke skrin baharu.

Satu ruang kerja, setiap pelanggan majikan.

Pilih pelanggan majikan dan setiap paparan mengikutnya, daripada Barisan Kerja hingga Laporan.

Tempah DemoLihat penyelesaian

Cara berpindah tanpa kehilangan sebulan

Berpindah tidak bermakna menaip semula senarai pekerja.

1. Bersihkan hamparan dahulu: satu baris bagi setiap pekerja, satu lajur bagi setiap fakta, tarikh sebagai tarikh. Senarai semak pembersihan merangkumi masalah biasa.
2. Import senarai pekerja sedia ada daripada XLSX atau CSV, kemudian semak pratonton sebelum mengesahkan.
3. Lampirkan dokumen pada setiap rekod sambil anda menyelesaikan senarai tamat tempoh, bermula dengan tarikh yang paling hampir.
4. Simpan fail lama sebagai baca sahaja untuk tempoh singkat, kemudian bersarakan.

Kesilapan yang perlu dielakkan semasa berpindah

Tiga kesilapan berulang kali muncul. Yang pertama ialah memindahkan senarai yang bersepah sebagaimana adanya, yang hanya mengalihkan kekusutan. Bersihkan fail sebelum mengimportnya. Yang kedua ialah bertukar pada minggu yang sibuk, tanpa masa untuk menyemak import pertama. Pilih tempoh yang lebih tenang, dan mulakan dengan satu pelanggan majikan supaya pasukan anda boleh mempelajari alat itu pada set yang terurus. Yang ketiga ialah membiarkan hamparan lama boleh disunting. Dalam sebulan terdapat dua versi kebenaran dan tiada siapa mempercayai mana-mana satu.

Tetapkan tarikh selepas itu fail lama menjadi baca sahaja, beritahu semua orang, dan patuhinya. Peralihan singkat dengan satu tarikh pertukaran yang jelas lebih baik daripada tempoh panjang apabila kedua-duanya separuh digunakan.

Di mana Worker Vault sesuai

Worker Vault menyimpan rekod pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam satu ruang kerja bagi beberapa pelanggan majikan. Setiap pekerja mempunyai satu rekod dengan dokumen, seseorang menyemak muat naik sebelum ia dikira, dan Barisan Kerja menunjukkan apa yang memerlukan perhatian serta sebabnya. Anda boleh mengimport pekerja sedia ada daripada XLSX atau CSV dan mengeksport buku kerja Excel apabila seseorang memerlukan fail.

Ia bukan pengganti tabiat yang baik. Semakan mingguan masih milik seseorang. Yang berubah ialah semakan itu bekerja daripada satu senarai yang dibina daripada rekod.

Jika agensi anda berada pada tiga tanda atau lebih di atas, Tempah Demo dan kami akan menunjukkan rupa senarai pekerja anda sendiri. Anda juga boleh membaca tentang rekod pekerja dan Barisan Kerja sebelum membuat keputusan.