Perkara utama
- Satu baris bagi setiap pekerja dan satu lajur bagi setiap fakta menjadikan import mudah diramal.
- Tarikh mesti tarikh sebenar, bukan teks, dan nama mesti mengikut satu format.
- Putuskan apa yang dilakukan dengan fakta yang tiada sebelum import, dan simpan senarainya.
- Semak pratonton sebelum mengesahkan, kemudian selesaikan jurang daripada satu senarai.
Kebanyakan agensi yang berpindah ke sistem sudah mempunyai senarai pekerja dalam Excel. Itu satu aset. Ia juga mengandungi bertahun-tahun ketidakkonsistenan kecil yang tidak penting apabila seseorang membaca setiap baris, tetapi sangat penting apabila perisian perlu membaca kesemuanya.
Sejam pembersihan sebelum import menjimatkan banyak jam selepas itu. Rutin ini merangkumi apa yang perlu dibetulkan, mengikut susunan yang biasanya paling cepat memberi pulangan.
Langkah 1: buat salinan dan bekukan yang asal
Bekerja pada salinan. Biarkan yang asal tidak disentuh, dengan tarikh pada nama failnya. Jika satu langkah pembersihan tersasar, anda boleh kembali ke titik permulaan, dan anda boleh menunjukkan kemudian rupa senarai itu sebelum diubah.
Langkah 2: satu baris bagi setiap pekerja
Cari pekerja yang muncul pada beberapa baris kerana setiap dokumen mempunyai barisnya sendiri. Gabungkannya supaya setiap pekerja mempunyai tepat satu baris, dan setiap fakta mempunyai lajurnya sendiri.
Jika seorang pekerja mempunyai dua permit kerja dalam sejarah, jangan tambah baris kedua. Simpan yang semasa pada baris utama dan catat yang terdahulu secara berasingan, supaya anda boleh melampirkannya sebagai dokumen selepas import.
Langkah 3: satu lajur bagi setiap fakta
Pecahkan lajur yang memuatkan lebih daripada satu fakta. "Pasport A1234567 tamat 03/27" patut menjadi lajur nombor pasport dan lajur tarikh tamat pasport. Buang sel yang digabungkan, baris pemisah kosong dan nota yang ditaip dalam sel data. Letakkan nota dalam lajur nota, yang boleh mengikuti rekod.
Langkah 4: jadikan tarikh sebagai tarikh sebenar
Tarikh ialah tempat import paling kerap gagal secara senyap. Semak bahawa setiap lajur tarikh memuatkan tarikh sebenar, bukan teks yang kelihatan seperti tarikh. Tanda masalah ialah tarikh yang dirata kiri, campuran format seperti 03/04/2026 dan 3 April 2026, serta bulan dan hari yang bertukar tempat.
Pilih satu format, tukar lajur, kemudian semak sepuluh baris dengan dokumen sumber. Jika tarikh tidak dapat dibaca dengan yakin, biarkan sel kosong dan tandakan pekerja itu untuk susulan, jangan meneka.
Langkah 5: satu format bagi nama dan pengecam
Pilih satu peraturan bagi nama: contohnya nama penuh seperti dalam pasport, dalam huruf besar atau huruf biasa, tetapi bukan kedua-duanya. Buang ruang berganda dan ruang hujung. Semak pengecam, seperti nombor pasport, untuk huruf yang kelihatan seperti digit dan sifar permulaan yang hilang.
Cari pendua mengikut nama dan nombor pasport. Dua baris bagi orang yang sama ialah masalah import. Satu baris bagi dua orang yang bernama sama lebih teruk.
Langkah 6: putuskan apa yang dilakukan dengan fakta yang tiada
Tidak semua sel akan diisi. Putuskan lebih awal apa yang boleh diterima untuk import:
- Diperlukan untuk mengenal pasti pekerja: nama dan pengecam unik. Jangan import tanpanya.
- Diperlukan tidak lama lagi: tarikh tamat dan pelanggan majikan. Import dengan jurang itu, dan letakkan jurang pada senarai susulan.
- Elok ada: selebihnya. Biarkan kosong.
Simpan senarai berasingan bagi pekerja yang mempunyai jurang dan fakta yang tiada bagi setiap satu. Ia menjadi senarai kerja pertama anda selepas import.
Langkah 7: import secara berperingkat dan baca pratonton
Import yang baik berjalan dalam empat langkah: muat naik, validasi, pratonton dan sahkan. Jangan langkau pratonton. Baca dua puluh baris pertama, kemudian semak tiga atau empat pekerja yang anda kenali dengan baik terhadap rekod bercetak mereka. Betulkan hamparan dan jalankan semula jika ada yang kelihatan salah.
Selepas import
Lampirkan dokumen pada setiap rekod, bermula dengan tarikh tamat yang paling hampir. Minta seseorang menyemak setiap dokumen sebelum ia dianggap bukti. Tutup setiap jurang pada senarai anda dengan membetulkan rekod, bukan dengan menyunting senarai. Kemudian wujudkan rutin menjejak tarikh tamat permit supaya tarikh yang baru diimport disemak setiap minggu.
Semakan pantas untuk masalah yang biasa
Sebelum memuat naik, jalankan semakan terakhir lima minit untuk masalah yang menyebabkan kebanyakan baris gagal. Tapis setiap lajur tarikh untuk sel kosong dan nilai yang jauh di luar julat jangkaan, seperti tahun yang jelas salah. Susun nama mengikut abjad dan cari yang hampir sama bersebelahan. Semak bahawa tiada lajur yang mencampurkan nombor dan teks sedangkan ia patut satu jenis sahaja.
Jika anda menemui corak, betulkan untuk seluruh lajur dalam satu langkah, bukan baris demi baris. Kemudian simpan salinan baharu dengan nota versi pada nama fail, supaya anda tahu fail mana yang diimport jika soalan timbul kemudian.
Di mana Worker Vault sesuai
Worker Vault mengimport pekerja sedia ada daripada templat XLSX atau CSV. Langkahnya ialah Muat naik, Validasi, Pratonton dan Sahkan, dengan had 5,000 baris dan 10 MiB bagi setiap fail. Pekerja yang diimport mendapat rekod pekerja seperti lain-lain, dengan dokumen, tarikh tamat dan tempat dalam Barisan Kerja.
Untuk gambaran lebih luas, lihat hamparan atau sistem, cara menyusun rekod pekerja dan tarikh tamat dokumen dan halaman rekod pekerja. Untuk melihat import dengan senarai anda sendiri, Tempah Demo.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
