Perkara utama
- Simpan setiap tarikh tamat dalam medan sendiri, bersebelahan dokumen asalnya.
- Tetapkan masa awal bagi setiap jenis dokumen berdasarkan proses pembaharuan agensi anda sendiri.
- Beri setiap tarikh tamat yang hampir seorang pemilik dan semak senarai pada waktu tetap setiap minggu.
- Ambil tempoh dan yuran pembaharuan daripada pihak berkuasa yang mengeluarkan dokumen.
Tarikh tamat yang terlepas jarang disebabkan kurang usaha. Selalunya ia berpunca daripada kurang kebolehlihatan: tarikh itu tersimpan pada imbasan, dalam ingatan seorang kakitangan, atau dalam hamparan yang tidak dibuka minggu itu. Apabila agensi menguruskan ratusan pekerja bagi beberapa pelanggan majikan, ingatan bukan lagi satu sistem.
Artikel ini menerangkan rutin yang boleh dijalankan dengan hamparan, dan lebih baik dengan perisian yang dibina untuknya. Ia tidak memberitahu anda tarikh akhir pembaharuan. Tarikh itu datang daripada pihak berkuasa yang mengeluarkan setiap dokumen, dan berbeza mengikut negara, jenis pas dan majikan.
Tentukan apa yang dikira sebagai tarikh tamat
Mulakan dengan menyenaraikan setiap dokumen atau kelulusan dalam aliran kerja anda yang mempunyai tarikh akhir. Kebanyakan agensi akhirnya mempunyai senarai seperti ini:
- tempoh sah laku pasport
- tempoh sah laku permit atau pas kerja
- tempoh sah laku pemeriksaan perubatan
- insurans dan perlindungan lain yang mesti kekal berkuat kuasa
- tarikh tamat kontrak pekerjaan, jika berbeza daripada permit
Tulis senarai itu sekali dan sepakati bersama pasukan. Tarikh yang tiada dalam senarai tidak akan dijejak, walaupun ia jelas bagi orang yang mengetahuinya. Langkah selepas ketibaan mempunyai tarikh matang tersendiri, yang dibincangkan dalam senarai semak pelepasan selepas ketibaan.
Simpan setiap tarikh tamat sebagai tarikh, bukan baris pada imbasan
Permit yang diimbas tidak memberitahu bila ia tamat. Seseorang perlu membukanya, membacanya dan mengingatinya. Rekodkan setiap tarikh tamat dalam medan tersendiri pada rekod pekerja, dengan dokumen dilampirkan bersebelahan.
Apabila tarikh menjadi data, anda boleh menyusun, menapis mengikut pelanggan majikan dan mengira berapa banyak yang jatuh dalam sembilan puluh hari akan datang. Imbasan kekal sebagai bukti di sebalik tarikh, dan seseorang mengesahkan bahawa kedua-duanya sepadan sebelum rekod itu digunakan.
Tetapkan masa awal bagi setiap jenis dokumen
Masa awal ialah berapa hari sebelum tarikh tamat sesuatu item patut sampai ke senarai seseorang. Ia nombor agensi anda sendiri, dibina daripada masa sebenar langkah pembaharuan anda: mengumpul dokumen, menempah pemeriksaan perubatan, menunggu pihak ketiga, serta sedikit lebihan untuk kerja semula.
Dua tabiat memastikan masa awal itu jujur:
- Ambil tempoh pembaharuan rasmi daripada laman pihak berkuasa yang mengeluarkan dokumen, dan catat laman mana yang dirujuk. Senarai semak pembaharuan permit kerja Singapura menunjukkan tetingkap satu pihak berkuasa ditukar menjadi rekod.
- Ukur langkah anda sendiri pada beberapa pembaharuan terakhir dan tetapkan masa awal untuk menampung kes paling perlahan yang munasabah.
Dokumen berbeza akan mempunyai masa awal berbeza. Pembaharuan pasport yang bergantung pada negara asal pekerja biasanya memerlukan notis lebih awal daripada dokumen yang boleh dikemas kini di pejabat.
Beri setiap item seorang pemilik dan satu senarai
Item yang mempunyai dua pemilik sebenarnya tiada pemilik. Tugaskan setiap tarikh tamat yang hampir kepada seorang, dan bekerja daripada satu senarai yang disusun mengikut tarikh, dengan sebab di sebelah setiap baris: dokumen, pekerja, pelanggan majikan dan tarikh.
Selesaikan item dengan membetulkan puncanya: muat naik dokumen baharu, masukkan tarikh baharu dan pastikan ia disemak. Jangan selesaikannya dengan menanda kotak. Senarai yang boleh dikosongkan tanpa mengubah rekod akan menyimpang daripada hakikat sebenar.
Semak senarai pada waktu yang sama setiap minggu
Semakan mingguan selama tiga puluh minit lebih baik daripada pembersihan bulanan. Tetapkan slot tetap, semak item mengikut tarikh dan tanya tiga soalan:
- Adakah setiap item mempunyai pemilik?
- Adakah mana-mana item telah melepasi masa awalnya tanpa tindakan?
- Adakah terdapat tarikh pada rekod yang tidak sepadan dengan dokumennya?
Simpan nota ringkas tentang apa yang berubah. Nota itu mempercepat semakan seterusnya dan menunjukkan kepada pengurus apa yang bergerak.
Simpan sejarah apabila dokumen diperbaharui
Apabila permit diperbaharui, tambah dokumen baharu sebagai versi terkini dan simpan yang lama. Menimpa fail menjimatkan satu klik tetapi menghilangkan jawapan kepada soalan "apa yang kita pegang pada tarikh itu?" kemudian.
Di mana Worker Vault sesuai
Worker Vault dibina berasaskan rutin ini. Setiap pekerja mempunyai satu rekod dengan fakta pasport, permit dan pemeriksaan perubatan. Tamat tempoh yang hampir dipaparkan sebagai Amaran tamat tempoh dalam Barisan Kerja, dengan sebab dan pautan ke rekod. Laporan Ramalan tamat tempoh melihat ke hadapan sehingga 12 bulan, dan masa awal ditetapkan bagi setiap kategori pematuhan dalam Tetapan.
Amaran tamat tempoh bukan keputusan. Pekerja yang rekodnya masih sah kekal Patuh semasa amaran dipaparkan. Worker Vault menjejak tarikh itu; ia tidak memperbaharui permit. Pasukan anda masih memfailkan pembaharuan kepada pihak berkuasa.
Jika anda ingin melihat bagaimana ini kelihatan pada pekerja dan pelanggan majikan anda sendiri, Tempah Demo dan kami akan menunjukkannya bersama anda. Untuk rutin yang lebih luas tentang rekod dan bukti, lihat cara menyusun rekod pekerja dan tarikh tamat dokumen, rekod kos pengambilan pekerja, panduan Thailand, Arab Saudi, UAE dan halaman susulan pematuhan.
Untuk maksud ringkas istilah dalam rutin ini, lihat glosari pengambilan pekerja dan rekod pekerja.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
