Perkara utama
- Anggap setiap langkah selepas ketibaan sebagai rekod dengan tarikh matang, pemilik dan dokumen.
- Ambil tarikh akhir dan yuran daripada pihak berkuasa, dan simpan tarikh matang pada rekod pekerja.
- Semak ketibaan setiap hari pada minggu-minggu pertama kerana di sinilah kelewatan bertambah.
- Merekod pelepasan dalam sistem anda tidak melengkapkannya. Pasukan anda masih melakukan langkah itu.
Minggu-minggu pertama selepas pekerja tiba amat sibuk. Pelaporan, pendaftaran perubatan, insurans, pengendorsan dan serah terima bersaing untuk masa beberapa orang yang sama. Kelewatan di sini mahal: pekerja yang telah tiba tetapi belum boleh mula bekerja ialah kos kepada pelanggan majikan dan kepada pekerja itu sendiri.
Senarai semak ini tidak menyenaraikan tarikh akhir. Tarikh itu datang daripada pihak berkuasa di negara destinasi dan berubah dari semasa ke semasa. Apa yang berikut ialah cara menukar langkah yang dikehendaki pihak berkuasa anda menjadi rekod yang boleh dilihat, dimiliki dan disemak oleh pasukan.
Langkah 1: senaraikan langkah selepas ketibaan bagi koridor anda
Tulis senarai itu sekali daripada panduan rasmi bagi negara dan jenis pas, dan namakan laman sumber di sebelah setiap langkah. Senarai lazim merangkumi sebahagian daripada yang berikut:
- melaporkan ketibaan kepada pihak berkuasa yang memerlukannya
- mendaftarkan pekerja untuk pemeriksaan perubatan dan menyelesaikannya
- menyediakan insurans atau perlindungan serupa yang diperlukan
- mendaftarkan pekerja dengan skim perlindungan sosial atau caruman yang terpakai
- pengendorsan atau pengeluaran permit atau kad pengenalan
- serah terima kepada pelanggan majikan
Jangan salin senarai daripada blog dan menganggapnya peraturan. Jika anda tidak dapat menamakan laman rasmi bagi sesuatu langkah, tandakan "untuk disahkan" dan tanya pihak berkuasa atau penasihat anda.
Langkah 2: beri setiap langkah tarikh matang daripada peraturan
Bagi setiap pekerja, setiap langkah mendapat tarikh matang. Cara anda memperolehnya bergantung pada peraturan: ada yang dikira daripada tarikh ketibaan, ada daripada langkah terdahulu, ada daripada tarikh permit. Masukkan pencetus peraturan sekali bagi setiap jenis langkah, supaya tarikh dikira atau dimasukkan dengan cara yang sama setiap kali.
Tarikh datang daripada peraturan rasmi. Jika peraturan itu ialah bilangan hari, semaknya pada laman pihak berkuasa semasa anda menetapkannya dan sekali lagi apabila peraturan berubah. Catat nama laman itu dalam nota anda. Tarikh matang yang tidak dapat dikesan ialah punca paling biasa pasukan bertikam lidah sama ada sesuatu langkah lewat.
Langkah 3: tetapkan seorang pemilik dan satu dokumen bagi setiap langkah
Bagi setiap langkah pada setiap pekerja, rekodkan:
- Pemilik: seorang yang dinamakan.
- Bukti: resit, keputusan atau rujukan yang menunjukkan langkah itu selesai.
- Tarikh selesai: dimasukkan apabila bukti berada dalam fail, bukan sebelum itu.
Langkah yang mempunyai tarikh tetapi tiada dokumen ialah "selesai, tidak ditunjukkan". Anggap ia terbuka sehingga seseorang melampirkan bukti dan orang kedua telah melihatnya.
Langkah 4: semak ketibaan setiap hari pada minggu-minggu pertama
Pada minggu-minggu pertama, semakan mingguan terlalu perlahan. Adakan semakan harian yang singkat bagi pekerja yang tiba dalam tempoh yang anda pilih, dan tanya:
- Langkah mana yang matang dalam beberapa hari lagi?
- Mana yang sudah lewat, dan mengapa?
- Langkah mana yang tersekat kerana orang lain, dan siapa yang mengejarnya?
Simpan nota pada rekod pekerja, bukan dalam rangkaian sembang. Orang yang mengambil alih kes minggu depan memerlukannya.
Langkah 5: rekodkan kegagalan dan pengecualian
Sesetengah langkah tidak berjalan seperti dirancang. Keputusan perubatan mungkin memerlukan susulan, dokumen mungkin ditolak atau pendaftaran mungkin tertangguh. Rekodkan apa yang berlaku, tarikh, siapa yang dimaklumkan dan tindakan seterusnya. Pengecualian tanpa rekod ialah versi cerita yang bergantung pada siapa yang menceritakannya.
Jurang biasa dalam rekod selepas ketibaan
Tiga jurang kerap muncul. Yang pertama ialah langkah yang telah dilakukan tetapi tiada dokumen, jadi tiada siapa boleh menunjukkannya kemudian. Jadikan melampirkan bukti sebahagian daripada menutup langkah itu. Yang kedua ialah tarikh matang yang dikira oleh seorang dengan satu cara, dan oleh orang lain secara berbeza. Tulis peraturan bagi setiap jenis langkah sekali, dengan sumbernya, dan gunakannya setiap kali.
Yang ketiga ialah serah terima yang hidup dalam rangkaian mesej. Apabila kes pekerja berpindah antara dua kerani, langkah terbuka dan sebabnya patut berada pada rekod pekerja. Jika rekod menunjukkan keadaan setiap langkah, tiada siapa perlu menatal sembang untuk mencari di mana keadaannya.
Di mana Worker Vault sesuai
Dalam Worker Vault, pelepasan selepas ketibaan berada pada penempatan sebagai rekod bertarikh, di sebelah senarai peringkat yang digunakan ruang kerja anda. Amaran tarikh akhir muncul dalam paparan saluran, dan Barisan Kerja menyenaraikan rekod yang tiada dan dokumen menunggu semakan bagi pekerja sebaik sahaja mereka berada dalam tenaga kerja. Semakan dokumen kekal dengan seseorang.
Worker Vault merekod langkah dan tarikh yang dimasukkan pasukan anda. Ia tidak mendaftarkan pekerja, menempah pemeriksaan perubatan atau melaporkan ketibaan kepada mana-mana pihak berkuasa.
Untuk melihat rupanya bagi koridor anda, Tempah Demo. Untuk gambaran penempatan yang lebih luas, baca tentang peringkat pengambilan pekerja dan halaman Malaysia. Sebaik sahaja permit dikeluarkan, tarikh tamatnya patut berada dalam rutin menjejak tarikh tamat permit.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
