Perkara utama
- Penempatan melalui beberapa peringkat, dan setiap peringkat memerlukan tarikh yang direkodkan serta seorang pemilik.
- Kumpulkan peringkat kepada permintaan, pemilihan, pelepasan, perjalanan, ketibaan dan pelaksanaan supaya pengurus dapat membaca kemajuan sekilas pandang.
- Rekodkan kemajuan ketika ia berlaku. Merekod peringkat tidak mendapatkan sebarang kelulusan.
- Gunakan senarai peringkat yang dikehendaki proses anda dan pihak berkuasa, dan simpan di satu tempat.
Seorang majikan membuat permintaan. Beberapa minggu atau bulan kemudian, seorang pekerja memulakan kerja. Di antara dua titik itu terdapat rantaian langkah yang dikendalikan oleh orang berbeza di negara berbeza. Tugas agensi ialah mengetahui di mana setiap pekerja berada dalam rantaian itu dan apa yang menghalang langkah seterusnya.
Artikel ini menerangkan peringkat dalam bahasa mudah supaya pasukan dapat bersetuju tentang gambaran bersama. Peringkat sebenar, susunan dan peraturan bergantung pada negara dan jenis pas. Anggap ini sebagai kerangka untuk disesuaikan, dan ambil keperluan undang-undang daripada pihak berkuasa bagi koridor anda.
Kumpulan 1: permintaan dan peruntukan
Segalanya bermula daripada apa yang diminta oleh pelanggan majikan.
- Permintaan: permintaan majikan, dengan bilangan pekerja, jenis kerja dan sebarang syarat.
- Kuota atau peruntukan: jika agensi atau majikan memegang peruntukan, rekodkan berapa banyak yang digunakan oleh setiap permintaan.
- Baris permintaan: jika satu permintaan meliputi beberapa peranan atau kelompok, pecahkan kepada baris supaya kemajuan boleh dibaca bagi setiap baris. Kerja berasaskan projek, seperti penempatan pembinaan di beberapa tapak, ialah satu contoh.
Rekodkan di sini: rujukan, pelanggan majikan, bilangan pekerja dipesan dan tarikh ia diterima. Angka ini juga yang akan anda bandingkan kemudian apabila pelanggan bertanya berapa ramai yang telah dilaksanakan.
Kumpulan 2: pemilihan dan kontrak
Calon dipadankan dengan permintaan dan tawaran dibuat.
- calon disenarai pendek dan dipilih
- kontrak pekerjaan ditandatangani, dan disahkan jika proses anda memerlukannya
Rekodkan tarikh bagi setiap langkah dan simpan salinan kontrak yang ditandatangani pada fail calon. Jika calon menarik diri, rekodkan sebabnya dan kembalikan baris permintaan kepada terbuka supaya kekurangan kekal kelihatan.
Kumpulan 3: pelepasan sebelum perjalanan
Sebelum pekerja berlepas, satu set semakan biasanya perlu diselesaikan di negara sumber dan di negara destinasi. Namanya berbeza-beza, jadi gunakan senarai anda sendiri. Entri biasa ialah pemeriksaan perubatan, pelepasan daripada pihak berkuasa buruh atau emigresen negara sumber, serta kelulusan atau dokumen kemasukan daripada destinasi.
Bagi setiap semakan, rekodkan siapa yang bertanggungjawab, tarikh ia selesai dan dokumen yang menunjukkannya. Jika satu pelepasan bergantung pada yang lain, catat kebergantungan itu supaya pasukan tahu mengapa seorang pekerja menunggu.
Kumpulan 4: perjalanan
- penerbangan ditempah
- pelepasan disahkan
Peringkat ini singkat, tetapi ia yang paling kerap ditanya oleh pelanggan. Simpan tarikh dan rujukan penerbangan pada penempatan supaya anda boleh menjawab tanpa mencari dalam rangkaian mesej.
Kumpulan 5: ketibaan dan langkah selepas ketibaan
Ketibaan memulakan rantaian kedua: pelaporan, pendaftaran perubatan, insurans, pengendorsan permit dan langkah serupa yang dikehendaki oleh destinasi. Tarikh akhir datang daripada pihak berkuasa, jadi masukkannya sebagai tarikh matang pada rekod dan jangan bergantung pada ingatan.
Artikel kami tentang pelepasan selepas ketibaan membincangkan cara menstruktur rekod tersebut.
Kumpulan 6: pelaksanaan
Pekerja dihantar ke tapak majikan. Pada ketika ini fail calon patut menjadi rekod pekerja: dokumen, pelepasan, kos dan jagaan pasport dibawa bersama. Jika anda menyimpannya di tempat berasingan, serah terima ialah tempat jurang muncul. Lihat apa yang patut dibawa bersama pekerja semasa pelaksanaan.
Tiga tabiat yang menjadikan peringkat berguna
- Rekodkan peringkat ketika ia berlaku, bukan pada hujung minggu. Entri lewat menjadikan senarai satu tekaan.
- Beri setiap peringkat tempoh jangkaan daripada sejarah anda sendiri, supaya penempatan yang terlalu lama kelihatan dengan sendirinya dalam semakan penempatan mingguan.
- Simpan satu senarai peringkat untuk semua pelanggan majikan, dan ubahnya di satu tempat apabila proses berubah.
Menyesuaikan peringkat dengan koridor anda
Tiada dua koridor yang serupa. Laluan daripada satu negara sumber mungkin menambah pelepasan yang tidak ada pada yang lain, dan destinasi mungkin mengumpulkan langkah secara berbeza. Mulakan dengan kerangka di atas, kemudian suaikan bersama orang yang mengendalikan setiap koridor.
Duduk bersama seorang kerani yang baru-baru ini mengendalikan koridor itu dan telusuri satu penempatan sebenar daripada permintaan hingga pelaksanaan. Catat setiap langkah yang mereka lakukan, setiap dokumen yang diperlukan dan setiap penantian yang dihadapi. Bandingkan nota itu dengan panduan rasmi bagi negara tersebut. Hasilnya ialah senarai peringkat yang sepadan dengan kerja, dengan sumbernya dinamakan, yang boleh digunakan dan dikemas kini oleh seluruh pasukan anda di satu tempat.
Apa yang produk lakukan dan tidak lakukan
Worker Vault menyimpan senarai peringkat yang boleh dikonfigurasikan bagi setiap ruang kerja, menunjukkan kemajuan peringkat, tarikh dan amaran pada setiap penempatan, dan membawa rekod ke hadapan semasa pelaksanaan. Merekod peringkat dalam Worker Vault tidak mendapatkan atau memfailkan apa-apa kepada pihak berkuasa. Ia rekod pasukan anda tentang apa yang telah berlaku dan apa yang perlu dibuat.
Untuk melihat peringkat ini diterapkan pada koridor dan pelanggan majikan anda sendiri, Tempah Demo. Anda juga boleh membaca tentang aliran kerja pengambilan pekerja dan halaman Malaysia.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
