Perkara utama
- Simpan satu rekod bagi setiap pekerja, dan rekodkan setiap penugasan tapak sebagai sejarah bertarikh padanya.
- Asingkan fakta tentang pekerja daripada fakta tentang penugasan.
- Semak penugasan dan tarikh dokumen bersama apabila projek tamat atau pekerja berpindah.
- Simpan permintaan bagi setiap projek supaya pemenuhan boleh dibaca projek demi projek.
Kerja pembinaan disusun mengikut projek. Permintaan meningkat apabila projek bermula, menurun apabila ia tamat dan beralih antara tapak apabila fasa selesai. Bagi agensi pengambilan pekerja, itu bermakna pekerja yang sama mungkin ditugaskan ke tapak berbeza, kadangkala di bawah pelanggan majikan berbeza, dalam satu tempoh permit.
Rekod perlu mengikutinya. Jika fail pekerja disusun mengikut tapak, pemindahan mencipta fail kedua, dan sejarah berpecah. Jika fail pekerja disusun mengikut pekerja, dengan penugasan sebagai sejarah, fakta kekal di satu tempat.
Artikel ini tentang amalan menyimpan rekod. Peraturan tentang pemindahan, permit dan kelayakan tapak berbeza mengikut negara dan jenis pas dan datang daripada pihak berkuasa. Gunakan panduan mereka, dan gunakan rutin ini untuk memastikan rekod anda sedia.
Asingkan pekerja daripada penugasan
Dua jenis fakta berada dalam fail pembinaan:
- Fakta tentang pekerja: identiti, pasport, permit, perubatan, kemahiran dan sejarah kos. Ini kekal bersama orangnya.
- Fakta tentang penugasan: pelanggan majikan, tapak atau projek, peranan, tarikh mula dan tamat, kenalan penyelia. Ini berubah.
Simpan jenis pertama pada rekod pekerja dan jenis kedua sebagai entri bertarikh di bawahnya. Apabila pekerja berpindah, tutup penugasan lama dengan tarikh tamat dan buka yang baharu. Jangan sekali-kali menimpa yang lama.
Simpan permintaan mengikut projek
Majikan dalam pembinaan selalunya membuat pesanan mengikut projek, dalam gelombang. Rekodkan permintaan setiap projek sebagai entri sendiri, atau baris permintaan, dengan bilangan pekerja, peranan dan masa, supaya pemenuhan boleh dibaca projek demi projek. Jumlah berjalan tunggal merentas semua projek menyembunyikan projek mana yang kekurangan.
Apabila projek tamat, tutup permintaannya, dan semak pekerja mana yang bebas untuk ditempatkan pada permintaan lain. Senarai itu ialah sumber pemenuhan anda yang seterusnya.
Semak dokumen pada setiap perpindahan
Perpindahan ialah titik semakan yang semula jadi. Pada setiap perubahan penugasan, semak:
- Adakah tarikh permit dan pasport pekerja masih selesa untuk tempoh penugasan baharu?
- Adakah pelanggan majikan baharu memerlukan dokumen yang tidak diperlukan oleh yang sebelumnya?
- Adakah terdapat item terbuka pada rekod pekerja yang patut diselesaikan sebelum perpindahan?
Membetulkannya semasa perpindahan lebih murah daripada menemuinya pada audit atau pembaharuan seterusnya.
Jadikan sejarah penugasan mudah dibaca
Sejarah penugasan yang baik menjawab empat soalan dengan cepat:
- Di mana pekerja ini sekarang, dan sejak bila?
- Di mana mereka pernah berada, dan berapa lama?
- Siapa kenalan di pelanggan majikan?
- Adakah ada apa-apa yang tertunggak pada rekod?
Jika pasukan anda perlu membuka beberapa fail untuk menjawabnya, strukturnya salah.
Laporkan mengikut pelanggan majikan dan mengikut projek
Pelanggan akan meminta pekerja mereka sendiri dan kadangkala satu projek. Pastikan anda boleh menapis mengikut pelanggan majikan dan mengikut projek daripada rekod yang sama. Jika boleh, laporan status bulanan hampir menulis dirinya sendiri. Lihat apa yang perlu ada dalam laporan status bulanan.
Apabila projek tamat
Penghujung projek ialah saat rekod menjadi lapuk. Pekerja dilepaskan, penyelia berpindah dan kenalan tapak berubah. Tutup penugasan dengan tarikh tamatnya pada minggu yang sama, rekodkan ke mana setiap pekerja pergi seterusnya, dan kemas kini sebarang item terbuka.
Kemudian semak kumpulan secara keseluruhan. Pekerja mana yang permitnya berjalan jauh melebihi projek, dan mana yang hampir tamat? Mana yang tiada penugasan seterusnya? Jawapannya memberitahu anda apa yang boleh ditawarkan kepada permintaan lain, dan apa yang perlu dirancang jika tiada apa yang boleh ditawarkan.
Senarai semak ringkas bagi setiap perpindahan
- Tutup penugasan lama dengan tarikh tamat.
- Buka penugasan baharu dengan pelanggan majikan, tapak, peranan dan tarikh mula.
- Semak tarikh permit dan pasport terhadap tempoh baharu.
- Selesaikan atau serahkan sebarang item terbuka.
- Maklumkan kenalan tapak baharu siapa yang menjaga pekerja.
Di mana Worker Vault sesuai
Worker Vault menyimpan satu rekod bagi setiap pekerja, dengan rekod pekerjaan untuk pelanggan majikan serta dokumen, tarikh tamat dan sejarah jagaan pada pekerja. Permintaan dan baris permintaan menjejak apa yang dipesan setiap majikan dan apa yang telah dilaksanakan, dan kontak majikan boleh dijemput dengan akses baca sahaja kepada maklumat dibenarkan bagi pelanggan mereka sendiri.
Worker Vault tidak mempunyai modul khusus pembinaan dan tidak memutuskan sama ada sesuatu pemindahan dibenarkan. Ia menyimpan rekod yang memudahkan persiapan pemindahan. Lihat halaman pembinaan untuk cara agensi dalam sektor ini menggunakannya, dan Tempah Demo untuk melihatnya bersama pekerja dan tapak anda sendiri.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
