Perkara utama
- Baca saluran mengikut peringkat dan berapa lama setiap penempatan berada di situ.
- Tanya satu soalan bagi setiap kes tersekat: apa tindakan seterusnya dan siapa pemiliknya?
- Bandingkan yang dilaksanakan dan yang tertunggak dengan setiap permintaan majikan.
- Tamatkan dengan senarai pendek pemilik dan tarikh, dan mulakan semakan seterusnya daripadanya.
Penempatan jarang gagal dengan bunyi kuat. Ia tersekat. Pekerja menunggu dokumen, pelepasan duduk dalam barisan, pelanggan belum membalas, dan setiap satunya cukup kecil untuk diabaikan seminggu. Pada masa kelewatan itu kelihatan kepada pelanggan, ia sudah mengambil masa sebulan.
Semakan mingguan ialah kawalan paling murah yang dimiliki agensi. Ia mengambil tiga puluh minit jika mesyuarat mengikut susunan tetap dan bekerja daripada rekod, bukan daripada ingatan.
Sebelum mesyuarat: satu senarai, setakat hari ini
Semakan hanya sebaik senarai yang dibacanya. Sebelum mesyuarat, sediakan satu paparan semua penempatan terbuka dengan lajur ini:
- pekerja dan pelanggan majikan
- peringkat semasa
- tarikh penempatan memasuki peringkat itu
- tindakan seterusnya dan pemiliknya
- sebarang tarikh akhir atau amaran yang berkaitan
Jika menyediakan senarai itu mengambil sejam, mesyuarat bukan perkara pertama yang perlu dibaiki. Senarai yang tidak dapat dihasilkan dalam beberapa minit ialah dapatan dengan sendirinya.
Bahagian 1: baca mengikut peringkat (5 minit)
Kira penempatan bagi setiap peringkat dan lihat bentuknya. Saluran yang sihat menyusut secara beransur-ansur daripada pemilihan hingga pelaksanaan. Dua bentuk memerlukan soalan:
- Bonjolan pada satu peringkat: ramai penempatan menunggu pada titik yang sama. Apa persamaannya?
- Peringkat kosong selepas peringkat penuh: kerja tidak bergerak. Adakah sesuatu tiada, atau satu langkah tidak direkodkan?
Bahagian 2: baca mengikut tempoh (10 minit)
Dalam setiap peringkat, susun mengikut masa sejak memasuki dan baca bermula daripada yang paling lama. Gunakan tempoh jangkaan anda sendiri bagi setiap peringkat, diambil daripada penempatan lepas, sebagai garis. Bagi setiap penempatan yang melepasi garis itu, tanya satu soalan:
Apa tindakan seterusnya, siapa pemiliknya, dan menjelang bila?
Tulis jawapannya dalam rekod, bukan dalam nota mesyuarat sahaja. Jika jawapannya "menunggu pelanggan" atau "menunggu pihak ketiga", rekodkan siapa yang anda tunggu dan tarikh anda akan mengejar.
Elakkan membincangkan punca panjang lebar. Mesyuarat ini mencari kes tersekat dan menetapkan langkah seterusnya. Punca akar tergolong dalam semakan berasingan yang kurang kerap.
Bahagian 3: pemenuhan berbanding permintaan (5 minit)
Bagi setiap permintaan majikan yang terbuka, baca tiga angka: dipesan, dilaksanakan dan tertunggak. Tanya sama ada penempatan yang sedang berjalan cukup untuk menutup jumlah tertunggak dalam tempoh yang dijangka pelanggan. Jika tidak, sama ada lebih ramai calon diperlukan sekarang, atau pelanggan patut mendengar tentang jurang itu daripada anda sebelum mereka bertanya. Laporan status bulanan bagi setiap pelanggan majikan ialah tempat yang baik untuk menyatakannya.
Bahagian 4: apa yang akan tiba tempoh (5 minit)
Lihat ke hadapan pada tarikh akhir dan tarikh tamat dalam tempoh yang anda pilih. Ini bukan semakan pematuhan penuh. Ia semakan bahawa tiada apa dalam beberapa minggu akan datang yang tidak mempunyai pemilik.
Bahagian 5: tamat dengan pemilik dan tarikh (5 minit)
Tamatkan dengan membaca semula tindakan: siapa buat apa menjelang bila. Hantar senarai itu pada hari yang sama. Mulakan semakan seterusnya dengan menelitinya.
Peraturan yang memendekkan mesyuarat
- Hari dan masa yang sama setiap minggu.
- Seorang mengendalikannya dan seorang menyimpan rekod.
- Tiada topik baharu dalam mesyuarat. Letakkannya di tepi.
- Jika tindakan tiada pemilik pada akhirnya, pengurus mengambilnya.
- Apa-apa yang melebihi dua minit dipindahkan ke perbualan berasingan.
Mengendalikan penempatan yang kekal tersekat
Sesetengah penempatan kekal pada senarai selama beberapa minggu. Apabila kes yang sama muncul tiga minggu berturut-turut, tukar soalannya. Tanya apa yang perlu benar untuk ia bergerak, dan siapa yang boleh menjadikannya berlaku. Jika jawapannya di luar kawalan anda, putuskan sama ada pelanggan patut dimaklumkan sekarang, dan apa yang anda cadangkan.
Ia juga membantu untuk mencatat sebab kes tersekat dalam beberapa perkataan piawai, seperti menunggu dokumen, menunggu pelepasan atau menunggu pelanggan. Selepas beberapa minggu nota itu menunjukkan di mana kelewatan berkumpul, yang merupakan input berguna untuk memperbaiki proses itu sendiri.
Senarai semak sebelum mesyuarat
- Senarai penempatan terbuka dijana pada hari mesyuarat.
- Setiap penempatan mempunyai peringkat, tarikh masuk dan pemilik.
- Angka pemenuhan bagi setiap permintaan majikan tersedia.
- Seseorang dinamakan untuk menyimpan rekod tindakan.
Di mana Worker Vault sesuai
Worker Vault memberi semakan itu senaraiya. Gambaran Keseluruhan menunjukkan permintaan terbuka, bilangan pekerja dipesan, telah dilaksanakan dan kekurangan tertunggak, serta penempatan sedang berjalan mengikut kumpulan. Setiap penempatan menunjukkan garis masa peringkat dengan tarikh dan amaran, dan paparan saluran menandakan tarikh akhir yang hampir. Rekod dan tindakan seterusnya kekal pada penempatan, jadi perbualan tidak bergantung pada hamparan siapa yang terbuka.
Semakan itu sendiri tetap milik pasukan anda. Untuk melihat saluran bersama pelanggan majikan anda sendiri, Tempah Demo, atau baca tentang aliran kerja pengambilan pekerja dan peringkat penempatan.
Lihat pekerja, dokumen dan tarikh akhir anda di satu tempat
Tempah demo dan kami akan tunjukkan bagaimana agensi anda menguruskan pengambilan pekerja dan rekod pekerja dalam Worker Vault.
