Apa yang patut dibawa bersama pekerja semasa pelaksanaan

Untuk kebanyakan masa sesuatu penempatan, fail itu milik pasukan pengambilan pekerja. Ia memuatkan dokumen calon, permintaan yang dipenuhinya, pelepasan dan kos. Pada hari pekerja mula bekerja, pasukan lain mengambil alih: orang yang menyimpan rekod pekerja, menjejak tarikh tamat dan menjawab pelanggan majikan.

Saat itulah rekod paling kerap tertinggal. Fail calon kekal dalam folder pengambilan pekerja, dan rekod pekerja bermula dengan nama, nombor pasport dan bahagian dokumen yang kosong. Beberapa minggu kemudian, seseorang ditanya soalan yang boleh dijawab oleh fail pengambilan pekerja, dan tiada siapa tahu di mana hendak mencari.

Apa yang dimuatkan dalam serah terima yang baik

Senarai pendek, digunakan setiap kali, menyelesaikan kebanyakan masalah ini. Serah terima patut membawa:

1. Dokumen identiti dan perjalanan: butiran pasport dan salinan dalam fail, dengan tarikh sah laku.
2. Kontrak pekerjaan: versi yang ditandatangani dan tarikh mulanya.
3. Pelepasan dan kelulusan yang direkodkan semasa pengambilan pekerja: setiap satu dengan tarikh dan dokumen yang menunjukkannya.
4. Keputusan perubatan: dengan tarikh dan siapa yang menyemaknya.
5. Rekod permit dan pas: dokumen semasa dan tarikh tamatnya.
6. Rekod kos pengambilan pekerja: setiap entri kos, siapa yang membayar dan buktinya.
7. Sejarah jagaan pasport: siapa yang memegang pasport, sejak bila dan pemulangannya.
8. Nota dan pengecualian: apa-apa yang luar biasa yang berlaku, dengan tarikh.

Ujian bagi setiap item mudah. Jika rakan sekerja membuka rekod pekerja bulan depan, bolehkah mereka menemuinya tanpa bertanya kepada pasukan pengambilan pekerja?

Semak sebelum menyerahkan

Jangan serahkan rekod yang mempunyai soalan terbuka. Sebelum tarikh pelaksanaan, jalankan tiga semakan:

• Disemak: adakah seseorang telah melihat setiap dokumen dan mengesahkan ia sepadan dengan rekod?
• Bertarikh: adakah setiap pelepasan dan kelulusan mempunyai tarikh dan dokumen?
• Dimiliki: adakah setiap item terbuka mempunyai pemilik dan tarikh seterusnya?

Jika mana-mana jawapan ialah tidak, sama ada betulkan dahulu atau tulis jurang itu sebagai item terbuka pada rekod pekerja. Senyap semasa serah terima menjadi kejutan kemudian.

Satu ruang kerja, setiap pelanggan majikan.

Pilih pelanggan majikan dan setiap paparan mengikutnya, daripada Barisan Kerja hingga Laporan.

Tempah DemoLihat penyelesaian

Mulakan rekod pekerja dengan fakta pekerjaan

Rekod pekerja juga memerlukan fakta yang tidak wujud semasa pengambilan pekerja:

• pelanggan majikan dan tapak
• peranan dan tarikh mula
• siapa kenalan di pelanggan majikan
• siapa dalam pasukan anda yang menjaga pekerja bermula sekarang

Tambahkannya pada hari itu juga. Inilah fakta yang ditanya oleh pelanggan terlebih dahulu.

Rekodkan serah terima itu sendiri

Rekodkan siapa yang mengesahkan serah terima dan bila. Satu baris sudah cukup: "Diserahkan kepada pasukan rekod, 12 Oktober, disahkan oleh ketua rekod." Jika sesuatu hilang kemudian, anda akan tahu sama ada ia tiada semasa serah terima atau hilang selepasnya.

Pastikan fail calon boleh dicapai

Jangan padam atau arkibkan fail calon pada hari pekerja dilaksanakan. Pastikan ia dipautkan kepada rekod pekerja supaya sesiapa yang memerlukan sejarah penempatan boleh menjejakinya kembali.

Mengendalikan dokumen yang tiba lewat

Sesetengah dokumen tiba selepas pelaksanaan: resit akhir, salinan bercop, keputusan yang masih tertangguh. Jangan anggap ini di luar serah terima. Senaraikannya sebagai item terbuka pada rekod pekerja pada tarikh pelaksanaan, dengan pemilik dan tarikh yang anda jangkakan.

Apabila dokumen lewat itu tiba, lampirkannya pada rekod pekerja, minta ia disemak seperti lain-lain, dan tutup item terbuka itu. Dengan itu rekod menunjukkan bahawa ia lewat dan bila ia diselesaikan, dan tiada siapa perlu bertanya kepada pasukan pengambilan pekerja ke mana ia pergi.

Senarai semak serah terima

• Setiap dokumen pada fail calon dilampirkan pada rekod pekerja.
• Setiap dokumen telah disemak oleh seseorang.
• Setiap pelepasan mempunyai tarikh dan bukti.
• Entri kos dan sejarah jagaan pasport lengkap.
• Pelanggan majikan, tapak, peranan dan tarikh mula diisi.
• Item terbuka mempunyai pemilik dan tarikh.
• Serah terima direkodkan dengan siapa yang mengesahkannya.

Di mana Worker Vault sesuai

Dalam Worker Vault, pelaksanaan mencipta rekod pekerja dan rekod pekerjaan serta membawa ke hadapan dokumen, rekod pematuhan, kos pengambilan pekerja dan jagaan pasport daripada penempatan. Rekod pekerjaan bermula dengan pelanggan majikan. Dokumen yang telah disemak kekal disemak, dan sejarah versi dikekalkan.

Buku kerja serah terima pelaksanaan boleh dieksport ke Excel apabila seseorang memerlukan pek itu sebagai fail. Untuk melihat pelaksanaan bersama penempatan anda sendiri, Tempah Demo. Anda juga boleh membaca tentang rekod pekerja dan peringkat penempatan.