# Jagaan pasport: menyimpan rekod fakta tentang siapa memegang apa Cara praktikal untuk agensi pengambilan pekerja merekodkan di mana pasport setiap pekerja, siapa yang memegangnya, sejak bila dan mengapa, supaya soalan itu sentiasa dijawab daripada rekod dan bukan ingatan. Oleh Worker Vault · Diterbitkan 3 Oktober 2026 · 4 minit bacaan URL: https://workervault.com/ms/blog/passport-custody-record-foreign-workers **Perkara utama** - Rekod jagaan menjawab empat soalan: siapa memegangnya, sejak bila, mengapa dan bila dipulangkan. - Rekodkan setiap penyerahan dan pemulangan sebagai entri dengan tarikh dan nama. - Semak entri jagaan yang terbuka mengikut jadual supaya tiada yang tinggal tanpa penjelasan. - Rekod menyatakan fakta. Peraturan tentang apa yang dibenarkan datang daripada pihak berkuasa dan penasihat anda. Di mana pasport pekerja ini sekarang? Soalan mudah, tetapi dalam agensi yang sibuk ia boleh memerlukan beberapa mesej untuk dijawab. Pasport mungkin bersama pekerja, bersama kerani yang menyediakan permohonan, bersama kurier atau di pejabat pelanggan majikan. Apabila tiada siapa dapat menjawab, masalah pertama bersifat praktikal. Kemudian, ia boleh menjadi masalah yang lebih besar. Rekod jagaan menukar soalan itu kepada sesuatu yang boleh dicari. Artikel ini menerangkan apa yang perlu dimasukkan dan cara menjaganya agar jujur, sebagai sebahagian daripada [menyusun rekod pekerja dengan teratur](https://workervault.com/ms/blog/keep-worker-records-and-document-expiry-in-order). Ia tentang merekod fakta. Ia bukan nasihat tentang apa yang dibenarkan. Peraturan tentang memegang pasport pekerja bergantung pada negara dan keadaan, dan penasihat undang-undang serta pihak berkuasa berkaitan ialah sumber yang betul untuknya. ## Apa yang dimuatkan dalam entri jagaan Simpan satu entri bagi setiap pertukaran tangan, dengan lima fakta: 1. **Siapa yang memegangnya sekarang:** seorang atau organisasi yang dinamakan, bukan "pejabat". 2. **Sejak bila:** tarikh ia diserahkan. 3. **Mengapa:** sebab dalam satu baris. Contohnya "dihantar bersama permohonan" atau "pekerja meminta pejabat menyimpannya". 4. **Di mana ia berada:** lokasi atau orang yang bertanggungjawab. 5. **Bila dipulangkan:** tarikh ia dikembalikan kepada pekerja atau diserahkan, dengan siapa yang mengesahkan. Medan nota bebas berguna, tetapi jangan biarkan nota menggantikan medan berstruktur. Tarikh dalam nota tidak boleh disusun atau dikira. ## Rekodkan sisi pekerja juga Jika pekerja meminta pasport disimpan, atau meminta ia dipulangkan, rekodkan permintaan itu dengan tarikh. Sejarah jagaan yang hanya menunjukkan tindakan agensi menceritakan separuh cerita. Jika sebarang persetujuan atau permintaan dibuat secara bertulis, lampirkan dokumen itu pada entri. ## Jadikan penyerahan dua hala Penyerahan melibatkan dua pihak. Setiap kali pasport bertukar tangan, kedua-dua orang perlu dinamakan dalam rekod, dan penerima perlu mengesahkan. Ini cara paling mudah mengelak entri yang berbunyi "bersama kerani" sedangkan kerani itu telah menyerahkannya. ## Tetapkan rentak semakan Entri jagaan yang terbuka bukan masalah dengan sendirinya. Entri terbuka tanpa semakan terkini ialah masalah. Pilih ambang yang sesuai dengan aliran kerja anda, seperti bilangan hari pasport boleh berada di agensi sebelum seseorang melihatnya, dan jadikan senarai entri yang melebihi ambang itu item tetap dalam [semakan mingguan](https://workervault.com/ms/blog/weekly-placement-pipeline-review). Bagi setiap entri pada senarai, tanya: - Adakah sebabnya masih terkini? - Adakah pekerja tahu di mana pasportnya? - Adakah ada langkah seterusnya dengan tarikh? Jika jawapan kepada mana-mana ialah tidak, betulkan rekod, dan keadaan di sebaliknya, pada hari yang sama. ## Pisahkan rekod daripada penilaian Daftar jagaan merekodkan apa yang berlaku. Ia tidak memutuskan sama ada apa yang berlaku itu wajar, dan ia tidak patut ditulis seolah-olah ia berbuat demikian. Gunakan bahasa neutral dan jelas dalam entri. Huraikan tindakan dan tarikh, dan tinggalkan tafsiran. Jika anda tidak pasti sama ada sesuatu amalan dibenarkan bagi pekerja di negara atau jenis pas tertentu, tanya penasihat undang-undang anda dan semak panduan pihak berkuasa sendiri. Kemudian rekodkan hasil nasihat itu sebagai nota dalaman, dengan tarikh. ## Mengendalikan pengecualian Sesetengah kes tidak sesuai dengan corak biasa. Pasport mungkin dipegang di klinik atau kedutaan untuk tempoh singkat, atau pekerja mungkin sedang bermusafir dan membawanya. Rekodkan ini sebagai entri seperti lain-lain, dengan pemegang, sebab dan tarikh. Jangan biarkan jurang dalam sejarah kerana keadaan itu luar biasa. Jika pasport tidak dapat dikesan, rekodkan perkara itu pada hari ia diketahui, dengan siapa yang dimaklumkan dan apa yang dilakukan. Entri yang segera dan jujur jauh lebih berguna kemudian daripada sejarah kemas yang ditulis selepas kejadian. Tujuan rekod ialah menyatakan apa yang berlaku dan bila, dengan cara yang boleh diikuti oleh orang lain. ## Semakan mingguan ringkas - Entri terbuka yang melebihi ambang anda disenaraikan dan disemak. - Setiap entri terbuka mempunyai sebab semasa dan pemegang yang dinamakan. - Pemulangan direkodkan pada hari ia berlaku. - Pekerja tahu di mana pasportnya berada. ## Di mana Worker Vault sesuai Worker Vault menyimpan daftar jagaan pasport pada setiap penempatan dan pekerja, dengan sejarah pegangan. Ambang semakan ialah tetapan ruang kerja. Apabila calon dilaksanakan, sejarah jagaan [dibawa ke dalam rekod pekerja](https://workervault.com/ms/blog/worker-record-handover-at-deployment), jadi soalan tentang siapa yang memegang pasport tidak bermula semula dari kosong. Daftar ini merekodkan fakta yang dimasukkan oleh pasukan anda. Ia tidak memutuskan atau mengesahkan sama ada memegang pasport itu sah. Lihat [rekod pekerja](https://workervault.com/ms/solutions/worker-records) untuk cara jagaan, dokumen dan sejarah pekerjaan berada bersama, dan [Tempah Demo](https://workervault.com/ms/book-a-demo) untuk melihatnya pada penempatan anda sendiri. Kandungan ini untuk maklumat umum sahaja. Kandungannya disusun daripada maklumat yang tersedia kepada umum di web dan bukan sumber rasmi atau nasihat undang-undang atau profesional. Peraturan dan keperluan berubah dari semasa ke semasa, jadi semak fakta dengan pihak berkuasa rasmi yang berkaitan sebelum bertindak. Worker Vault tidak bertanggungjawab atas cara kandungan ini digunakan.